intern

Werkprocedures Fort

Onderverdeeld in groepen t.w.

1. Contacten (contacten, accounts, telefoonnr. e-mails) en Organisaties

  1. Forttelefoon: KPN Prepay SIMkaart 06 13230116. Gebruik voor in dual-sim telefoon. RL
  2. Alle vrijwilligers staan vermeld in het Excel Kasboek. Alleen naam, email en tel.nummer. PL
  3. Stichting Liniebreed Ondernemen. (SLO): Juke van Niekerk, Titia de Zeeuw.  http://www.liniebreedondernemen.nl. Account = fortaandenham@liniebreed.nl bij kopje “Liniecommunity”. voor invoer Evenementen. RL
  4. Stadsherstel Amsterdam. Contacten: Ruth van der Puyl, Stella van Heezik RL
  5. Vrijwilligers Informatie Punt Uitgeest: Sigrid Wijsman. PL
  6. Zaankantersvoorelkaar PL
  7. NLvoorelkaar. Accounts secretaris@fortaandenham.nl PL
  8. School en Mediacontacten staan in het Excel Kasboek opgenomen. Vnl. email adr. PL, PO?
  9. NGG. Leden van Nederlands Grammofoon Genootschap komen op open dagen en speciale evenementen plaatjes draaien op het fort. Max Ramali, Hennie Overdijk en Peter Boin. Website www.grammofoon.com  info@grammofoon.com of m.ramali@12move.nl PL
  10. OerIJ wandeltocht organisatie: Lia Vriend: vriendvendel@ziggo.nl, Jeanine Schut:  jeanine.schut@lechampion.nl EC (Evenementen Commissie)
  11. Kennemer Classic en Rondje Stelling fietstochten. organisatie: Martin Schrijnders mschrijnders@gmail.com, (secretaris Stichting Fortza Velo) EC
  12. Oranjefonds. (NLDoet, Nacht van de Nacht, etc.). https://mijn.oranjefonds.nl/ mailing gaat naar secretaris@fortaandenham.nl/B13 EC
  13. =====================================================================

2. Media (website, webreus, facebook, krantjes, SLO) (1..6 blijft FB)

  1. Internetprovider is Webreus.nl. Websites www.fortaandenham.nl en www.fortaandeham.nl (www.sectorzaandam.nl is eigen website). Toegang beheer: https://portaal.webreus.nl:8080 account: fbraaksma
  2. Website www.fortaandenham.nl Is WP build. Acc: fortadmin
  3. Website www.fortaandeham.nl Is WP build. Acc: fortukadmin (testsite Oxygen)
  4. Website www.sectorzaandam.nl (eigen website)
  5. De WP build websites worden dmv (FileZilla) FTP naar Webreus gestuurd.
  6. Facebook https://www.facebook.com/fortaandenham Acc: fremitus@hccnet.nl is beheerder.
  7. Voor open dagen moet een mailing gestuurd worden naar div. kranten en websites. De mailing lijst staat in het Excel Kasboek. Belangrijk om tijdstip van verzenden te bepalen i.v.m. druk. PL
  8. ===========================================================

3. Drukwerken (flyers, fortgids, puzzelbladen, visitekaartjes) (voorlopig FB)

  1. Flyers worden bij Drukland besteld. DIN lang 9,8 x 21 cm, 4/4 dubbelzijdig full colour, 135 grams glans mc, Geen extra afwerking. 2500 ex. voor €40,-. Upload bestelling. Huidige flyer is “FlyerUSvoorkant.pdf en FlyerUSachterkant.pdf” (16-4-2015)
  2. Fortgids/wegwijzer (A5 boekje) is Word document “Fort_Wegwijzer2019_1c”. (23-4-2019) Deze wordt als PDF bestand aangeleverd aan Drukkerij Zaansprint, Zaanweg 21, Wormerveer. 200 ex. €100,- (kostprijs 0,50).
  3. Puzzeltocht. (A4) is Publisher “DenHam_Puzzeltocht2020_ab.pub” en omgezet naar PDF voor dubbelzijdig print.
  4. Visite/donateurskaartjes. Zijn in Publisher gemaakt en naar jpg overgezet voor bestelling bij Vistaprint. Bijv. “Poomskaartje_2019_04.pub”, “donateurskaartje2018.psd”.
  5. Bruikleen, Schenking formulieren. Deze formulieren staan in ordner in de boekenkast, kantine. “schenking-bruikleen-donatieformulier.doc” (3-8-2017)
  6. ===========================================================

4. Penningen (Kassa, Sumup, Kasboek Excel, RABO, declaraties)

  1. Kassa. De kassa is een Casio SE-S300. Userdoc = Eng._Casio_SE-S300.pdf (FB)
  2. Kasboek. Alle inkomsten,/uitgaven en bezoekersaantallen worden vastgelegd in een beveiligd Excel spreadsheet per heel jaar. Dit bestaat uit pagina’s per maand en onderverdeeld in 1. Kas, 2. Rabo rekening en 3. Bedrijfsrekening.  Alle bezoeken worden via de kassa geregistreerd. Betalingen met Sumup pin worden genoteerd. Voor open dagen en evenementen wordt een apart excelblad bijgehouden (Kassa) Hier worden de kassa inkomsten bezoek en horeca vastgelegd aangevuld met Sumup som van die dag. De totalen worden naar het maandblad overgezet. PL
  3. Sumup. www.sumup.nl Sumup account = secretaris@fortaandenham.nl  pers = FB
  4. RABO bedrijfsrekening bij kantoor Krommenie. NL62 RABO 03182 29 749. Voorzitter en sec/pen hebben beide een rabopasje en kunnen op deze rekening kopen. Beide hebben tevens een Makro pas voor horeca inkopen. Postadres voor Rabo=  FB/T41W
  5. Declaraties. Declaraties met bon worden geregistreerd in Kasboek met naam, datum en bedrag en kunnen contant of via de Raborekening uitgekeerd worden. Bonnen worden per maand verzameld en bewaard in de kluis.
  6. Een begroting wordt gemaakt a.h.v. cijfers afgelopen jaren zoals vermeld in de verzameling pagina’s voor Inkomsten/uitgaven en bezoekers in het Excel Kasboek.
  7. Donateurs, met bijdragen, worden vermeld in het Excel Kasboek.
  8. ============================================================

5. Overzichten bezoekersaantallen en Financiën. All PL

  1. In het Excel Kasboek worden de bezoekersaantallen verzameld via kassatotalen voor open dagen en incidentele bezoeken in de week alsmede groepsbezoeken en schoolbezoeken. Onderscheid wordt gemaakt in Scholen, Open zondagen en Overigen. Deze cijfers worden op de maandbladen opgenomen en overgezet in Jaartotaal inclusief grafieken over huidig en vroegere jaren voor bestuur informatie, trend en overzicht jaarverslag.
  2. De inkomsten en uitgaven die per maand in het Excel Kasboek worden genoteerd, worden overgezet naar het jaarblad. Verdeeld in Kas, Betaal en Bedrijfsrekening.  Via grafieken wordt verloop van huidig jaar en voorgaande jaren vastgesteld. Dit voor bestuur en jaarverslagen.
  3. ===========================================================

6. Horeca (inkoop drank, koffie, thee, broodjes maken) All RL

  1. (Horeca is in twee groepen te verdelen. t.w. Eigen vrijwilligers horeca en Bezoekers horeca.
  2. Eigen horeca is koffie, thee, fris e.d. voor vrijwilligers. Dit is gratis.
  3. Bezoek horeca wordt bij open dagen verkocht in de kantine. Prijslijst wordt vastgesteld.
  4. Horeca voorraad wordt door bestuurslid bijgehouden en aangevuld waar nodig.
  5. Bij open dagen wordt voor vrijwilligers broodjes ter beschikking gesteld.
  6. Soms kan er bij evenementen of speciaal bezoek (Clusius) soep gemaakt worden.
  7. ===========================================================

7. Expo materiaal (laptops, dvd’s, camera systeem)

  1. Laptops (6) in gebruik: T61 Kazemat Gardner, T61 buskruitruimte 1799 fotos, T430i5 (1313) presruimte voor geheimlandschap film en powerpoints, T40 poterne hondenkar, T43 offruimte marechaussee, T500 ww2 ruimte. inval. MiniPC proterne Tankfest
  2. DVD’s in gebruik: Poterne klokhuisfilm SvA.
  3. Kluissleutels (2) zijn in bezit van voorzitter en sec/pen
  4. Camera systeem. In onderhoud  FB
  5. Bibliotheek kantine. Boeken zijn in bruikleen gegeven door FB. (op enkele na)
  6. ===========================================================

last update: